○国立大学法人金沢大学文書処理規程
(平成16年4月1日規程第398号)
改正
　
　
　
　
　
　
　
　
　
　
　
　
　　
　
(目的)
第1条　この規程は，国立大学法人金沢大学及び金沢大学(以下「本学」という。)における文書の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定め，もって事務能率の増進に資することを目的とする。
(定義)
第2条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　本学の役員又は職員(以下「職員等」という。)が職務上作成し，又は取得した書類，図画又は電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)のうち，事務局が主体となって管理するものをいう。
(2)　決裁　それぞれの文書について，最終責任者の承認を得ることをいう。
(3)　部局等　国立大学法人金沢大学法人文書管理規則第2条第6号に規定する部局をいう。
[国立大学法人金沢大学法人文書管理規則第2条第6号]
(文書による事務処理の原則)
第3条　職員等は，その所属する組織の意思決定に当たっては，文書を作成して行い，かつ，事務及び事業の実績について文書を作成するものとする。ただし，次の各号のいずれかに該当する場合は，この限りでない。
(1)　当該組織の意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
(2)　処理に係る事案が軽易なものである場合
2　職員等は，前項第1号の場合に該当し文書を作成しなかったときは，事後速やかに当該意思決定に当たっての事務の処理について文書を作成するものとする。
(文書の接受)
第4条　組織名又は職名を名あて人とする文書は，原則として，当該文書を主管する部?課?係等(以下「主管課係等」という。)において接受するものとする。
2　特殊郵便物等(親展封書，書留郵便物，電報等をいう。以下同じ。)は，事務局において文書の接受，発送等を担当する係等が受領し，特殊郵便物等処理簿に所要事項を記入の上，開封しないまま，主管課係等又は名あて人に交付し受領の確認を行うものとする。
3　主管課係等において，電磁的システムを用いて送信された電子文書を直接受信した場合は，これを接受するものとする。
(ドキュメントファイル管理システムへの登録)
第5条　前条により接受した文書(以下「接受文書」という。)は，主管課係等において，ドキュメントファイル管理システム(以下「管理システム」という。)に当該接受文書の記号番号，接受年月日，件名，発信元，名あて人及び担当係等を必要に応じて登録するものとする。
(起案文書)
第6条　起案文書は，事案ごとに作成するものとする。
2　起案文書には，必要に応じて，関係文書及び資料を添付するものとする。
3　起案文書には，必要に応じて，件名の後ろに括弧書きして当該文書の内容を区分する簡単な語句を明示するものとする。
(文書の名義者)
第7条　文書の名義者は，別段の定めがある場合を除き，別表に掲げるとおりとする。
[別表]
(文書の決裁)
第8条　起案文書は，名義者の決裁を得て施行しなければならない。
2　前項の決裁は，原則として，別紙様式による原議書を用いて行うものとする。ただし，直接の方法により名義者の決裁を得た場合は，原議書を用いない。
(専決)
第9条　起案文書の速やかな処理を図るため必要があるときは，専決者を定めて専決させることができるものとする。
2　前項の専決者は，名義者の承認を得て，部局等(この項及び次条において事務局を除く。)又は事務局各部において別に定めるものとする。
(代理決裁)
第10条　起案文書の決裁者が出張等で不在であり，当該文書の施行が急を要するときは，特に重要なものを除き，次の区分により代理決裁者が決裁をすることができるものとする。ただし，事後に決裁者の承認を受けなければならない。
決裁者代理決裁者
学長(支部長)理事又は副学長
理事?副学長当該文書を主管する部の部長
部局等の長融合系事務部長，人間社会系事務部長，理工系事務部長，医薬保健系事務部長又は部局等の長が指名する者
総務部長総務部総務課長
財務部長財務企画課長
施設部長施設企画課長
研究推進部長研究企画課長
社会共創推進部長社会共創企画課長
学務部長学務課長
国際部長国際企画課長
融合系事務部長融合系事務部総務課長
人間社会系事務部長人間社会系事務部総務課長
理工系事務部長理工系事務部総務課長
医薬保健系事務部長医薬保健系事務部総務課長
病院部長病院部総務課長
課長当該文書を主管する課の副課長又は課長が指名する者
(起案文書の合議)
第11条　起案文書は，必要に応じて，関係課係等に合議するものとする。ただし，決裁を経た後起案文書の内容を当該課係等に連絡することをもって足りる場合は，この限りでない。
(合議文書の訂正)
第12条　合議を受けた課係等において合議文書の訂正を要すると認めるときは，起案の課係等(以下「起案課係等」という。)と協議しなければならない。
(起案文書の変更及び廃棄)
第13条　決裁を得る過程において起案文書の内容に重要な変更があったとき又は起案文書が廃案となったときは，起案者は，上司及び合議先にその旨を連絡しなければならない。
(決裁文書の施行日)
第14条　決裁を得た文書(以下「決裁文書」という。)の施行日は，決裁の日とする。ただし，特別の理由がある場合は，施行の日を決裁の日以降の日とすることができる。
(決裁文書の登録)
第15条　起案課係等は，決裁文書を電子化し，管理システムに登録するものとする。
(記号番号等)
第16条　決裁文書のうち，名義者をもって発する文書(以下「発送文書」という。)については，「金大第　号」により，記号番号を付すものとする。
2　前項の規定にかかわらず，本学内の発送文書及び本学外の発送文書のうち軽易なものについては，記号番号を省略するものとする。
3　記号番号は，毎年4月1日をもって更新するものとする。
4　起案課係等は，当該発送文書の記号番号，発送年月日，件名，名義者，名あて人及び起案課係等を，管理システムに必要に応じて登録するものとする。
(公印の押印省略)
第17条　発送文書には，公印の押印を省略するものとする。
2　本学外の発送文書については，必要に応じて当該発送文書の名義者名の下に「(公印省略)」と表示することができる。
3　第1項の規定にかかわらず，次の各号のいずれかに該当する場合は，公印を押印することができる。
(1)　法令に基づき必要とされるとき
(2)　名義者(第9条で定める専決者を含む。)が必要があると認めるとき
4　公印の使用については，国立大学法人金沢大学公印規程の定めるところによる。
[国立大学法人金沢大学公印規程]
(文書の発送)
第18条　発送文書は，郵送するものを除き，起案課係等において発送するものとする。ただし，電磁的システムを使用した文書(電磁的記録)による提出を求められているものについては，起案課係等において，当該システムを使用した文書により発送することができる。
2　本学内の発送文書については，起案課係等において，原則として，電磁的システムを使用した文書(電磁的記録)により発送するものとする。
(秘密文書)
第19条　本学が保有する文書のうち，秘密の保護が必要な事項が記載されている文書(以下「秘密文書」という。)の指定，作成，保管，解除及び廃棄については，当該文書を主管する部局等の長と協議しなければならない。
2　秘密文書の指定及び作成は，必要最低限に留めるよう努めるものとする。
(文書の管理)
第20条　文書の管理について必要な事項は，別に定める。
(雑則)
第21条　この規程に定めるもののほか，文書の処理等に関し必要な事項は，事務局又は部局等において別に定めることができる。
附　則
1　この規程は，平成16年4月1日から施行する。
2　第15条に定める決裁文書の電子化については，当分の間，その種別，情報化の進展状況等を勘案し行うものとする。
附　則
この規程は，平成17年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成18年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成19年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成19年10月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成20年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成20年7月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成21年4月1日から施行する。
附　則
この規則は，平成22年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成23年2月16日から施行し，平成22年4月1日から適用する。
附　則
この規程は，平成23年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成23年8月10日から施行し，平成23年4月1日から適用する。
附　則
この規程は，平成24年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成24年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成24年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成25年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成26年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成27年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成28年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成30年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成30年8月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成31年2月1日から施行する。
附　則
この規程は，平成31年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，令和元年5月1日から施行する。
附　則
この規程は，令和元年6月1日から施行する。
附　則
この規程は，令和2年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，令和2年10月16日から施行する。ただし，改正後の第16条の規定及び別紙様式は令和3年4月1日から適用する。
附　則
この規程は，令和3年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，令和4年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，令和5年4月1日から施行する。
附　則
この規程は，令和6年4月1日から施行する。
別表
事項名義者
(1)　法令に基づく官公署への協議，申請，報告等に関するもの国立大学法人金沢大学長又は金沢大学長
(2)　学則等の諸規程の制定及び告示，通知等のうち重要なもの
(3)　儀式，行事等のうち重要なもの
(4)　組織の設置及び改廃に関するもの
(5)　法人又は大学の管理運営に関するもののうち重要なもの
(6)　教育研究に関するもののうち重要なもの
(7)　人事に関するもののうち重要なもの
(8)　予算に関するもののうち，概算要求その他特に重要なもの
(9)　入退学等学生の身分に関するもの
(10)　入学者の選抜に関するもの
(11)　学生の厚生補導に関するもののうち重要なもの
(12)　学術団体等との連絡に関するもののうち重要なもの
(13)　前各号に掲げるもののほか，法人の長又は学長の名義を用いることが適当と認められるもの
(14)　共済組合に関し，支部長名義を用いることが適当と認められるもの(支部長)
(1)　法令等に基づき部局等の長として行う行為に関するもの部局等の長
(2)　前号に掲げるもののほか，部局等の長の名義を用いることが適当と認められるもの
(1)　通知，照会，回答等の事務的な文書のうち重要なもの理事又は副学長
(2)　事務局の所掌事務のうち重要なもの
(3)　前各号に掲げるもののほか，理事又は副学長の名義を用いることが適当と認められるもの
(1)　通知，照会，回答等の事務的な文書のうち理事又は副学長に係るもの以外のもの(軽易なものを除く。)部長
(2)　前号に掲げるもののほか，部長の名義を用いることが適当と認められるもの
(1)　課の所掌事務で課長の名義を用いることが適当と認められるもの課長
(1)　通知，照会，回答等の事務的な文書のうち軽易なもの担当
別紙様式
国立大学法人金沢大学原議書